Arrangera, bidra, dansa!
Vill du skapa ett arrangemang i föreningens regi? Kul!
Här får du koll på vad du behöver veta och hur du kan gå tillväga. Vi hjälper dig mer än gärna.
Nu kör vi!
Vilken typ av arrangemang
kan hållas?
- Enklare socialdans med DJ
- Socialdans med band
- Workshops
- Historielektioner om dansens ursprung/swingeran
- Medverkan på lokala event som Kulturnatten, Augustifesten, mm
- Dansuppvisning, flashmob
- Andra kreativa förslag
Vem kan hålla ett event?
Alla medlemmar i Lindustry kan arrangera events. Du behöver inte ha kunskap eller erfarenhet sen tidigare – vi hjälps åt!
Hur gör man?
Arrangemang kan vara små eller stora – oavsett så brukar det vara kul och lärorikt!
I bilden ser du hur det brukar gå till i stora drag. Om du skrollar längre ner på sidan kan du läsa mer om varje steg.
Tips: tänk på att man inte gör allt samtidigt. Det är en process – och självklart hjälper vi dig med alla stegen!
Kul! Hur börjar jag?
1. Utforma en idé
Först
Allt startar som sagt med en idé. Vilken typ av arrangemang skulle du tycka var roligt att hålla? Ta kontakt med vår eventcoach Carolina för att bolla dina tankar. Observera att du inte behöver ha en färdig idé – det räcker med att du har lust att göra ett event! Carolina hjälper dig därifrån.
Sen
När din idé är lite tydligare är det dags att tillsammans med Carolina formulera en enkel och kortfattad arrangemangsbeskriving. Det finns en enkel mall att utgå ifrån. Arrangemangsbeskrivningen är toppen för att styrelsen ska få kännedom om din idé och kunna stötta dig vidare!
Kontakta Carolina på: Carolina.lindgren@kvalitetomiljo.se
Carolina Lindgren
Styrelsens eventcoach
2. Fixa budget
Alla arrangemang behöver inte kosta. Men ofta gör de det om man hanterar ekonomi på nåt sätt, exempelvis hyra av lokal, biljettintäkter osv. Då behöver du göra en budget! Det är inte så svårt – och som vanligt hjälper vi dig!
Målsättningen med events i föreningen är att de ska kunna bära sig själva ekonomiskt. Lindustry är ägare av ekonomin, dvs all vinst/förlust står på föreningen. Vi har mallar för att enkelt stötta dig med ekonomin både innan och efter arrangemanget.
Budgetmall
En budgetmall finns för att du lättare ska kunna planera ekonomin inför arrangemanget. Carolina hjälper dig hur man kan räkna och även fylla i mallen om du vill.
Målet är att alla tänkbara utgifter och intäkter ska stå med i budgeten. Tips är att se till att alla kostnader för tex lokalhyra, lärare och liveband är inklusive moms.
När budgeten är klar kommer Carolina att informera styrelsen och återkommer till dig när styrelsen tagit beslut om din idé.
Kontakta Carolina på carolina.lindgren@kvalitetomiljo.se
3. Boka grejer
Lokal
Tänk till vilken lokal/plats som är mest lämplig för ditt event. Lindustry har sedan tidigare ett gott samarbete med Hemgården, Saltängsgatan 7 i Norrköping (som numer ägs och bedrivs av Norrköpings kommun).
Men det går även bra att hyra annan lokal i föreningens namn. Hör av dig till Carolina så hjälper hon dig med bokning av Hemgården alternativt vad du behöver tänka på vid arrangemang på andra platser.
Se bilaga Lokalbokning och hantering
Liveband/DJ
Kanske vill du att någon ska spela på ditt arrangemang? Här behöver man ofta vara ute lite i tid. Carolina hjälper dig vad du behöver tänka på när det kommer till bokning av band och/eller DJ.
4. Marknadsföra
När din arrangemangsidé och budget godkänts behöver du såklart se till att andra får reda på att ditt event kommer hända! Vi använder flera gratis marknadsföringskanaler i föreningen (tex facebook, instagram samt medlemsutskick) och med god framförhållning kan vi hjälpa dig nå ut på bästa sätt och därmed öka oddsen för ett lyckat arrangemang. Styrelsens sociala medier-ansvarig Anna Gustafsson hjälper dig.
Kontakta Anna på anna.elsa.gustafsson@hotmail.se
Basen för Lindustrys marknadsföring bygger på facebookevents (som sedan sprids i olika kanaler). För att vi ska kunna hjälpa dig med spridning är det viktigt att du inte gör ett eget fb-event utan att det publiceras från vår fb-sida.
Här nedan ser du hur det går till:
Formulera text
Formulera en text till ditt facebookevent. Här finns en mall för att stötta dig:
Bilaga: Text till facebookevent
Eller ta inspiration från våra tidigare events på facebook
Välj bild
Välj bild, helst i liggande format. Här finns några färdiga bilder i föreningens arkiv du kan välja mellan. Eller har du kanske en egen bild? Toppen! Här finns annars tips på en sida med gratis och fria bilder: www.unsplash.com
Skicka till Anna
Skicka in text och bild till Anna i god tid så ditt event sprids i tid för bästa resultat
Vid större events: helst minst 8 veckor innan
För mindre events: helst minst 6 veckor innan
Sprid!
Sprid/påminn om eventet i valda plattformar med stöd av Anna.
5. Genomföra arrangemang
Vad du behöver tänka på vid genomförande beror givetvis på vilken typ av event du tänkt genomföra och hur du själv vill göra. Men vi tipsar om att ta hjälp av personer i din omgivning – då ökar oddsen för att både du och andra får en trevlig upplevelse under arrangemanget!
För dig som planerar ett större event finns flera stöd exempelvis Entrémall, QR-koder för smidig betalning, Volontärsschema, Spelschema och Praktisk utrustning, se nedan.
Volontärschema: entrébemanning
Om du vill att olika personer ska bemanna en entré så kan du använda denna stödmall (kommer inom kort)
QR-koder
För enklare betalning vid event rekommenderar vi swishkoder vid entrékassan. Använd tidigare mallar eller gör egna swishkoder till entrékassa via: https://www.swish.nu/marknadsmaterial
Kontrollera så att summa, text och nummer stämmer på tidigare mallar eller om du gör egna. Använd Lindustrys nummer: 1236454391.
Entré
Använd gärna Bilaga entrémall eller skapa en egen för att underlätta redovisningen efter eventet.
Spelschema
Vid större events kan det vara skönt med ett spelschema för kvällen. Det gör det lättare att hålla koll på det som ska hända och bidra till att även du själv får en kul kväll.
En mall för detta kommer inom kort.
Praktisk utrustning
Låda med dekorationer, köksutrustning, portabel högtalare, flyers med mera finns att ta del av i föreningens förråd på Hemgården. Kontakta Michael Björkman om du vill ha hjälp. Kontaktuppgift till Michael kommer inom kort.
6. Redovisa och utvärdera
Redovisa
Efter arrangemanget behöver såklart ekonomin redovisas. Carolina hjälper dig att fylla i föreningens uppföljningsmall efter arrangemanget. Den skickas sen till kassör Maria Backström.
Kontakta Maria på kassor@lindustry.se
Utvärdera
Gör en enkel utvärdering tillsammans med Carolina kring hur du upplevde arrangemanget och arbetet innan och efter.
Klart!
Allmänna tips
Med hjälp av god framförhållning blir ditt event både roligare och lättare. Här kommer lite tips:
- Tänk på att det tar lite tid för styrelsen att bearbeta och godkänna din idé. Ha marginal!
- Events med band eller workshop behöver ofta ha längre framförhållning än exempelvis en enkel socialdans med DJ. Till exempel är det ofta en god idé att ansöka om arrangemangsbidrag från kommunen när det gäller arrangemang med band. Det finns tidsramar att förhålla sig till, men Carolina stöttar dig i detta.
- Marknadsföring är som bäst när den kommer ut i tid – se till att planera i tid!
- Allt blir roligare och enklare om man är fler. Vi rekommenderar att hitta en kompis eller två som vill planera och driva eventet tillsammans med dig.
Vad som förväntas av dig som arrangör…
- Ha god framförhållning för att vi ska kunna hjälpa dig på bästa sätt
- Ha god kommunikation och ett trevligt bemötande såväl inom föreningen som utåt. Som arrangör blir du nämligen en viktig representant och ambassadör för Lindustry!
- Välkomna alla till ditt arrangemang oavsett sexuell läggning, könsidentitet, könsuttryck, etnicitet, trosuppfattning och funktionalitet. Tips är att tydliggöra det både i marknadsföring och under eventet.
- Tänka till kring säkerhet under eventet
Vad vi INTE förväntar oss…
- Att du ska kunna allt! Vi lär oss ständigt och vi måste alla börja nånstans. Så tveka inte att bolla din idé med oss.
Nu kör vi!
Hitta rätt!
Vi har samarbete med Norrköpings kommun vilket innebär att vi får använda deras fina lokaler på Hemgården, Saltängsgatan 7 i Norrköping.